Gerenciamento Eletrônico de Documentos: solução econômica e socialmente responsável

Nos últimos 50 anos, a humanidade gerou a mesma quantidade de informação dos cinco mil anos anteriores. O volume de documentos e informações cresce a todo instante e especialistas afirmam que a partir de 2010 a quantidade de dados dobrará a cada 11 horas. Gerenciar esse conjunto de documentos será o grande desafio das corporações no futuro.

Uma possível solução para esse problema, que representará um sério risco para quem não buscar alternativas para tratar tamanho volume de dados,é a adoção de ferramentas práticas e confiáveis de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). De acordo com estudos do Centro Nacional de Desenvolvimento da Informação (Cenadem), as corporações que adotam soluções de GED podem triplicar sua produtividade. O gerenciamento eletrônico de documentos também traz outros benefícios como absoluto controle dos processos de negócios, diminuição no tempo de tramitação dos documentos, eliminação dos riscos de extravios de documentos e a possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo por diversos departamentos.

Antecipando essa demanda, a Canon do Brasil já oferece ao mercado diversas opções para o gerenciamento eletrônico de informações. Segundo o supervisor de Marketing da companhia, Ivan Kotchetkoff, inúmeros processos podem ser aprimorados com o uso dessas ferramentas. “Em média, um executivo gasta cerca de quatro semanas por ano procurando documentos. Organizar esse universo de dados com a utilização do GED torna a operação muito mais fácil e rápida, diminuindo custos para as empresas”, explica Kotchetkoff.

A terceirização de serviços de gerenciamento de documentos e impressão também vem ganhando força nos últimos anos. A Canon do Brasil tem investido fortemente nesse segmento, oferecendo produtos e soluções customizadas para corporações de todos os tamanhos. Na opinião de Kochetkoff, os benefícios desse modelo de negócio são inúmeros e se adaptam à realidade de várias companhias. “Em um projeto de outsourcing, assumimos todas as atividades relacionadas à gestão do parque de impressoras das empresas, fornecendo equipamentos (multifuncionais, impressoras e servidores), assistência técnica on-site e demais consumíveis”, conclui.